5 Cara Membangun Hubungan Klien yang Positif Saat Bekerja dari Jarak Jauh

Oleh Kailynn Bowling, salah satu pendiri Firma Strategi Humas & Ritel ChicExecs.

Hubungan klien adalah roti dan mentega dari setiap bisnis B2B. Tetapi di dunia di mana klien Anda hanya berjarak satu email, semakin sulit untuk membangun hubungan klien di lingkungan yang jauh.

Meskipun mudah untuk menghangatkan hubungan klien Anda secara langsung, bagaimana Anda menangani hubungan ini dari jarak jauh?

Pertimbangkan ini: 70% pembelian konsumen dipengaruhi oleh perasaan pelanggan yang dihargai. Itu berarti berinvestasi dalam hubungan klien yang positif dapat berdampak nyata pada retensi dan pendapatan klien Anda.

Anda menginginkan kesuksesan jangka panjang, dan Anda membutuhkan klien Anda untuk ikut serta. Tetapi jika Anda menangani semua pekerjaan Anda dari jarak jauh, Anda harus dengan sengaja membangun hubungan yang positif. Jika Anda berjuang untuk membangun hubungan klien yang positif di era kerja jarak jauh, cobalah lima tips ini.

1. Kenali klien Anda sebagai manusia.

Tentu, ini bisnis, tetapi tidak berarti interaksi klien Anda harus tentang pekerjaan! Kenali klien Anda sebagai manusia, ajukan pertanyaan seperti:

• Di negara (atau dunia) mana mereka tinggal?

• Apa hobi mereka?

• Apakah mereka punya anak?

• Apakah mereka memiliki hewan peliharaan?

• Apa yang mereka lakukan akhir pekan lalu?

Anda tidak perlu menanyai mereka selama setengah jam setiap kali Anda bertemu. Sebuah pertanyaan santai sebelum Anda memulai bisnis akan sangat berguna untuk membangun hubungan dengan klien.

Karena mengajukan pertanyaan dapat meningkatkan kesukaan Anda, ini dapat memperdalam hubungan klien Anda sambil membangun modal sosial Anda. Terjemahan: Pelanggan Anda akan menyukai Anda!

2. Setujui tumpukan teknologi bersama.

Kesalahpahaman dapat menyebabkan banyak frustrasi dan negatif dalam hubungan klien. Itulah mengapa ide yang baik untuk berada di halaman yang sama dengan klien Anda, terutama mengenai bagaimana Anda akan berkomunikasi dan bekerja dengan satu sama lain.

Setujui tumpukan teknologi bersama saat Anda bekerja dengan klien. Misalnya, jika Anda biasanya melakukan rapat Zoom tetapi klien hanya melakukan Google Meet, Anda perlu menyesuaikan cara Anda melakukan panggilan video. Mungkin terasa menjengkelkan untuk menambahkan platform lain ke tumpukan teknologi Anda, tetapi Anda ingin membuatnya semudah mungkin bagi klien untuk menghubungi Anda!

3. Peras dalam sedikit waktu wajah.

Jika Anda mencoba membangun hubungan yang hangat dan positif dengan klien Anda, pastikan Anda menunjukkan wajah Anda! Manusia mengandalkan ekspresi wajah untuk bersosialisasi satu sama lain (dan sains mendukungnya).

Pastikan Anda mendapatkan sedikit waktu tatap muka dengan klien Anda dengan:

• Menghidupkan kamera Anda selama obrolan video

• Bertemu secara langsung setahun sekali, jika memungkinkan

• Menambahkan headshot terbaru ke tanda tangan email Anda atau Slack

• Merekam video dengan Vidyard [[relationship?]] alih-alih mengirim email panjang

4. Tetapkan harapan yang jelas dan terdokumentasi.

Ingat, kesalahpahaman dan kebingungan dapat menciptakan ketegangan dalam hubungan klien Anda. Anda ingin meminimalkannya sebanyak mungkin, jadi buat harapan yang jelas dan terdokumentasi dengan setiap klien.

Penting juga untuk diingat bahwa ketika membangun hubungan dengan klien, ini bukan hanya tentang interaksi satu lawan satu. Anda perlu memikirkan seluruh pengalaman bekerja dengan mereka—dari saat mereka menghubungi Anda hingga Anda menyelesaikan proyek mereka.

Untuk melakukan itu, saya sarankan:

• Menyetujui jam kerja Anda dan ketersediaan umum

• Memiliki kontrak tertulis dan ditandatangani untuk setiap klien

• Menetapkan tenggat waktu yang jelas dengan tanggal dan waktu

• Memasukkan alur kerja Anda ke alat manajemen proyek, seperti Asana [[relationship?]]yang melacak siapa yang bertanggung jawab atas apa

5. Menyimpan catatan.

Tidak ada yang lebih membuat frustrasi daripada skenario “dia berkata, dia berkata” dengan klien Anda. Untuk membina hubungan yang positif, ada baiknya untuk menyimpan catatan dari setiap hubungan klien.

Kabar baiknya adalah, berkat kerja jarak jauh, Anda dapat mendokumentasikan hampir semua hal! Simpan catatan di:

• Obrolan video (dengan izin klien, tentu saja)

• Email

• Kontrak

• Tenggat waktu

Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan mendapatkan platform manajemen hubungan pelanggan untuk secara otomatis mencatat semua interaksi klien Anda di satu tempat. Ini jauh lebih baik daripada memilah-milah email Anda untuk informasi kontak klien.

Pencatatan sangat bagus untuk hubungan klien karena membantu Anda mempersonalisasi setiap hubungan juga. Alih-alih bertanya-tanya klien mana yang siap untuk pembaruan, CRM Anda dapat mengingatkan Anda secara otomatis. Ini adalah cara terbaik untuk memiliki hubungan jangka panjang yang positif dengan setiap klien.

Hubungan membutuhkan banyak waktu dan perhatian, dan hubungan klien tidak terkecuali. Pekerjaan jarak jauh bisa lebih efisien, tetapi itu berarti Anda harus lebih berhati-hati dalam menciptakan hubungan positif dengan klien Anda. Ikuti lima tips ini untuk membantu menjaga hubungan klien yang baik, bahkan saat Anda bekerja dari jarak jauh.