4 Cara Untuk Mengelola Lingkungan Kerja Hibrida dengan Lebih Baik

Oleh John Rampton, pendiri Palo Alto, berbasis di California Kalendersebuah perusahaan yang membantu kalender Anda menjadi jauh lebih produktif.

Aman untuk mengatakan bahwa kantor tidak terlihat seperti dulu. Karyawan saat ini mengharapkan lebih banyak fleksibilitas dari majikan mereka. Itu mungkin berarti 100% peran jarak jauh untuk beberapa orang. Tetapi bagi banyak anggota staf dan manajer, fleksibilitas melibatkan bekerja di lingkungan hibrida.

Sementara mengelola tim hampir selalu datang dengan tantangan, lingkungan kerja hybrid menghadirkan kesulitan yang berbeda. Ketika karyawan hanya berada di kantor paruh waktu, menciptakan rasa koneksi dan budaya yang kuat menjadi lebih penting. Selain itu, para pemimpin sering kali harus menemukan cara untuk mempertahankan dan mengukur produktivitas di berbagai jadwal yang berbeda tanpa komunikasi tatap muka.

Baik Anda mengelola tim hybrid untuk pertama kalinya atau memiliki pengalaman, selalu ada ruang untuk peningkatan. Melepaskan ide-ide kepemimpinan tradisional sering kali merupakan rintangan yang paling sulit untuk diatasi, tetapi sangat penting dengan tim hibrida. Berikut adalah empat cara untuk mengelola lingkungan kerja hybrid dengan lebih baik.

1. Tetapkan harapan yang jelas.

Bagi karyawan, peningkatan fleksibilitas memerlukan lebih banyak pengarahan diri sendiri. Meskipun ini bisa menjadi hal yang baik, terlalu banyak dapat menggagalkan upaya tim. Kurangnya pedoman kinerja seperti mencoba mencapai tujuan tanpa rencana atau peta. Menetapkan harapan yang jelas untuk jadwal, metode komunikasi, dan penyelesaian pencapaian memastikan produktivitas tetap pada jalurnya.

Rasa struktur juga dapat membantu mencegah perasaan sakit. Mengetahui bahwa setiap orang diharapkan berada di kantor setidaknya dua kali seminggu menghentikan tuduhan pilih kasih. Pedoman seperti ini juga dapat membantu manajer dan tim mengoordinasikan tugas. Anda mungkin ingin menjadwalkan sesi curah pendapat atau pertemuan penting saat seluruh tim bekerja secara langsung. Pada saat yang sama, harapan yang jelas memberi karyawan cukup otonomi untuk menyelesaikan pekerjaan sendiri tanpa gangguan.

2. Menyediakan alat dan dukungan yang tepat.

Dalam lingkungan kerja hybrid, karyawan tidak berada di kantor sepanjang waktu. Namun, mereka masih memerlukan akses ke alat dan dukungan yang disediakan oleh lingkungan kantor. Ini berarti mereka harus memiliki cara untuk terlibat dengan Anda dan anggota tim lainnya secara real time dan asinkron. Tim Anda juga membutuhkan teknologi yang sama dengan yang mereka akses saat bekerja secara langsung.

Meskipun anggota tim hibrida menghemat perjalanan mereka, mereka mungkin tidak ingin membayar tagihan untuk biaya kantor di rumah. Tunjangan bulanan untuk internet berkecepatan tinggi dan menyediakan peralatan seperti monitor ganda dapat menjadi bagian dari solusi. Perusahaan mungkin juga memberikan teknologi portabel tim hibrida seperti laptop dan ponsel cerdas yang dilengkapi dengan perangkat lunak internal, termasuk VPN dan aplikasi kolaborasi. Menggunakan solusi berbasis cloud adalah cara lain untuk memfasilitasi pekerjaan karyawan hybrid.

3. Gunakan rapat secara strategis.

Salah satu godaan yang mungkin dimiliki manajer dengan tim hibrida adalah menggunakan rapat sebagai cara untuk terus check in. Menangani pembaruan status dan diskusi kemajuan melalui rapat bisa lebih efisien bagi pemimpin tim karena mereka mendengar dari semua orang sekaligus. Namun, bagi karyawan, pertemuan ini bisa membuang-buang waktu dan terasa seperti manajemen mikro.

Adalah satu hal bagi seorang bos untuk bertanya kepada seseorang apa yang sedang mereka kerjakan atau di mana mereka berada dalam sebuah proyek. Tetapi harus memberikan pembaruan kemajuan setiap minggu dan mendengarkan status yang mungkin tidak memengaruhi pekerjaan mereka adalah hal lain. Beberapa masalah mungkin lebih baik dikelola melalui perangkat lunak kolaborasi atau percakapan satu lawan satu. Pikirkan pertemuan dalam hal kebutuhan dan efektivitas. Jika menyatukan kelompok tidak akan menghasilkan kemajuan atau item tindakan, tahan keinginan untuk melakukannya.

4. Ciptakan pengalaman karyawan yang inklusif.

Meskipun ada peningkatan dalam pekerjaan hibrida dan jarak jauh, persepsi manajer tentang hal itu sebagian besar tetap negatif. Ketika seseorang tidak terlihat, mereka sering juga kehilangan akal. Survei SHRM mengungkapkan bahwa 42% supervisor mengaku terkadang melupakan karyawan jarak jauh saat membagikan tugas. Selain itu, 67% manajer percaya bahwa pekerja jarak jauh lebih dapat dihabiskan daripada mereka yang bekerja penuh waktu di kantor.

Meskipun karyawan hibrida tidak 100% jauh, jadwal tatap muka mereka mungkin berbeda dari rekan kerja dan penyelia. Akibatnya, beberapa anggota tim mungkin tidak dilibatkan dalam percakapan penting, termasuk arahan atau perubahan baru. Beberapa karyawan mungkin dilewatkan untuk tugas proyek profil tinggi karena mereka tidak terlihat.

Manajer juga dapat membiarkan bias pribadi tentang produktivitas mempengaruhi evaluasi kinerja. Sebaliknya, cobalah untuk membagi pekerjaan secara adil sesuai dengan keterampilan dan sertakan semua kontributor utama dalam diskusi proyek. Jangan hanya menjangkau siapa yang ada di kantor saat Anda di sana.

Lingkungan hibrid adalah cara kerja baru dan pengaturan yang sering kali tidak disiapkan oleh manajer. Gagasan konvensional tentang kepemimpinan dan produktivitas, seperti melihat apa yang sedang dikerjakan karyawan setiap saat, dapat menghalangi. Dengan belajar melepaskan metode manajemen tradisional, penyelia tim hibrida melangkah ke dalam mempraktikkan prinsip-prinsip kepemimpinan yang benar. Menyeimbangkan fleksibilitas dan otonomi dengan pedoman dan dukungan yang adil dapat menjadi awal yang solid.